El uso de PDA marca un antes y un después en la gestión de la logística de cualquier empresa. Pero en la distribución de recambios, con una media muy elevada de referencias y pedidos preparados por día, usar dispositivos portátiles de lectura de código de barras es muy recomendable. Así lo destaca Infopro Digital Automotive en su último post, en el que revisa qué supone la utilización de PDA en la gestión del almacén, además de cómo puede vincularse la PDA y el ERP con el ejemplo del software de gestión integral de la compañía.

La PDA interviene en la mayoría de los procesos de extracción y reposición de mercancía que se ejecutan en el almacén: preparación de pedidos a cliente final; extracción (picking), validación y expedición; otras opciones de salida de mercancías: devoluciones a proveedor, traspasos entre almacenes; control de stock e inventarios; y recepción de pedidos.

Las ventajas principales del uso de PDA en todos estos procesos son más rapidez, más productividad y menos errores. Estos son algunos ejemplos de su utilidad:

• Los datos de ubicación de referencias en un almacén multiubicado se hacen con la PDA en un único proceso, el de la ubicación física en el almacén. No es necesario que intervenga después otra persona para introducir en el sistema de gestión los datos reales de la ubicación de una referencia.
• Si se trabaja con PDA, después de hacer la extracción de la mercancía, se puede hacer una validación adicional del pedido del cliente antes de la expedición. De esta manera, se previenen las temidas devoluciones que tantas pérdidas ocasionan.

Otras ventajas adicionales son el aumento en la trazabilidad del producto (se puede conocer en tiempo real en qué momento del proceso de preparación o recepción se encuentra una determinada referencia), y la facilidad en la formación del personal (se simplifica su gestión). En este sentido, el equipo que trabaja en el almacén no tiene que estar formado por personal especializado en la distribución de recambios. Este perfil especializado se puede destinar a la atención telefónica o de mostrador para tomar nota de los pedidos y reducir así el porcentaje de devolución de pedidos.

Qué cambios implica el uso de PDA en el proceso de trabajo

El cambio fundamental es que toda la gestión (incluida la de mostrador) se basa en pedidos, catalogados en función del proceso de preparación del pedido y del tipo de entrega. Una posible clasificación podría ser la siguiente: pedidos urgentes, pedidos por rutas y pedidos por agencias de transporte. En cada tipo de pedido, se pueden establecer diferentes protocolos de trabajo en lo que se refiere a validación, extracción y expedición. La PDA informará de forma automática del estado de preparación de cada pedido en función de su clasificación, así como imprimir los albaranes para el cliente.

La consecuencia más evidente del uso de PDA en el almacén es la agilidad en los flujos de trabajo:

• Como se controla a tiempo real el estado del trabajo del almacén, el personal puede cambiar fácilmente entre preparación de pedidos y ubicación de mercancía. El trabajo se puede balancear rápidamente porque se dispone de información fiable para tomar decisiones y trabajar con eficiencia.
• La información a tiempo real entre recepción y preparación de pedidos permite una gestión inmediata de las peticiones de los clientes. Y esto es muy útil en el sector de la distribución de recambios, en el que se manejan promedios de servir pedidos a los talleres cada vez más cortos.

Uso de PDA en la organización física del almacén

En primer lugar, es necesario contar con conexión Wi-Fi o 3G para vincular la PDA a las bases de datos. No todas las PDAs están preparadas para trabajar con uno u otro sistema. En cualquier caso, hay que asegurarse de que el nivel de conexión es óptimo para poder disponer de información a tiempo real sobre la gestión del almacén. A continuación, todos los productos y ubicaciones tienen que estar etiquetados:

• Productos: la gran mayoría ya vienen etiquetados por parte del proveedor. En el caso de que no sea así, habrá que disponer de un sistema que transforme la referencia en el código de barras correspondiente.
• Ubicaciones: todo el almacén tiene que estar etiquetado antes de empezar a trabajar con PDA. El tamaño mínimo de la etiqueta será el óptimo para su lectura. Dependerá de la longitud de las ubicaciones y no debe ser superior a 15 dígitos.